WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung
(Verwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz):

Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die in §§ 24, 27 Abs. 1, 2, 3 und 5, 28 Abs. 1 und 3 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Die Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sachgerechte und ordnungsgemäße Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange. Die im Rahmen der WEG-Verwaltung bestehenden Aufgaben und Befugnisse ergeben sich aus der Teilungserklärung bzw. der Teilungsvereinbarung in Verbindung mit der Gemeinschaftsordnung, dem Wohnungseigentumsgesetz und sonstigen gesetzlichen Vorgaben, den bei Vertragsabschluss gültigen Beschlüssen und Vereinbarungen der Wohnungseigentümer, aus rechtskräftigen Gerichtsentscheidungen, welche für die Eigentümergemeinschaft verbindlich ergangen sind sowie den zwischen der Eigentümergemeinschaft als Auftraggeber und unserem Unternehmen als Auftragnehmer zu treffenden vertraglichen Vereinbarungen. In diesem Zusammenhang werden folgende Grundleistungen erbracht:

1. Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums sowie des gemeinschaftlichen Verwaltungsvermögens bei strikter Trennung von eigenem Vermögen und/oder dem Vermögen anderer Eigentümergemeinschaften und/oder sonstiger Dritter nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns;
2. Durchführung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft;
3. Nach Maßgabe von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft, der Gemeinschaftsordnung einschließlich der gültigen Hausordnung bzw. des Gesetzes

   • einschließlich Abschluss bzw. laufende Überprüfung bzw. Kündigung von Arbeits-, Dienst-, Werks-, Liefer-, Wartungs-, Lieferanten-, Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen im Namen der Eigentümergemeinschaft;
   • Abgabe einseitiger Willenserklärungen, wie z. B. Abmahnungen und Kündigungserklärungen im Namen der Eigentümergemeinschaft;
   • Außergerichtliche und gerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen der Eigentümergemeinschaft mit anwaltlicher Hilfe. Hierzu zählen auch Hausgeldansprüche der Eigentümergemeinschaft gegen einzelne Eigentümer, soweit diese mit ihren Zahlungen in Verzug sind oder Hausgeldansprüche der Eigentümergemeinschaft gegen ehemalige aus der Eigentümergemeinschaft ausgeschiedene Eigentümer;
4. Aufstellung eines Wirtschaftsplans je Wirtschaftsjahr einschließlich Ausweis der Verteilung je Kosten-/Einnahmeart in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen gem. § 28 WEG je Sonder/Teileigentum. Das Wirtschaftsjahr ist gemäß § 28 WEG Abs. 1 das Kalenderjahr, sofern für die Gemeinschaft nichts Anderes geregelt ist;
5. Erstellung einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben für den Abrechnungszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum und eventuellen Sondernutzungsrechten auf Basis der in der Gemeinschaftsordnung oder sonstigen, durch Vereinbarung/Beschlussfassung der Eigentümer bestimmten Verteilerschlüssel. Soweit erforderlich werden Jahresabgrenzungsposten gebildet. Die Jahresabrechnung beinhaltet neben den Zinseinnahmen die von der oder den kontoführenden Banken an den Fiskus abgeführte Kapitalertragsteuer/Soli-Zuschlag aus sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile. Außerdem weist die Jahresabrechnung die Ausgaben der Gemeinschaft für haushaltsnahe Dienstleistungen gem. § 35a EStG sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile aus. Darüber hinaus enthält die Jahresabrechnung die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage sowie einen Status, aus welchem die Angaben über die Kontenstände der Eigentümergemeinschaft zu Beginn und zum Ende des Abrechnungsjahrs hervorgehen;
6. Durchführung (Vorsitz und Protokollierung) sowie Nachbereitung (Übersendung von Niederschriften) der ordentlichen Eigentümerversammlung bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahrs, sofern rechtzeitig alle Abrechnungsdaten und -unterlagen zur Verfügung stehen und die Ladungsfrist den Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes (§ 24 Abs. 4) entspricht;
7. Führung der Beschluss-Sammlung gem. § 24 Abs. 7 WEG;
8. Durchführung beschlossener bzw. gültiger Haus-/Nutzungsordnungen;
9. Durchführung der sachlichen (soweit hierfür z. B. für größere Instandhaltungsmaßnahmen durch die Eigentümergemeinschaft keine Sonderfachleute beauftragt worden sind) und rechnerischen Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen und Begleichung bzw. Regulierung dieser Rechnungen;
10. Einrichtung einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt von derjenigen für andere Gemeinschaften. Diese beinhaltet insbesondere das Führen und Abrechnen von

    • Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;
    • Einnahmekonten für Erträge;
    • Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer);
    • Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;
    • Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung);
    • Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;

sowie

• das Buchen der Bankbewegungen bezüglich der Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse;
• das Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung;
• die Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, das Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-/Jahresabrechnung;

11. Durchführung technischer Kontrollen am Gemeinschaftseigentum – ggfls. unter Beiziehung von Sonderfachleuten auf gesonderte Anforderung der Eigentümergemeinschaft;
12. Abwicklung von Schadensfällen mit den insoweit involvierten Versicherungsgesellschaften, Einzeleigentümern etc. beginnend ab der Schadensmeldung an die Versicherungsgesellschaft der Eigentümergemeinschaft, soweit deren Umfang einen vorab mit der Eigentümergemeinschaft vereinbarten bestimmten Betrag nicht übersteigt;
13. Veranlassung der Durchführung von Instandhaltungs-/Instandsetzungsmaßnahmen in dringenden Fällen, Einleitung und Durchführung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen im Bereich des Gemeinschaftseigentums, soweit deren Umfang einen vorab mit der Eigentümergemeinschaft vereinbarten bestimmten Betrag nicht übersteigt, Einholung von diesbezüglichen Kostenvoranschlägen, ggf. Abstimmung des Umfangs der Maßnahmen mit dem Verwaltungsbeirat, Einleitung und Durchführung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen im Bereich des Gemeinschaftseigentums nach entsprechender Beschlussfassung durch die Eigentümergemeinschaft;
14. Führung der gesamten Korrespondenz (Telefon-, Telefax-, E-Mail- und sonstiger Schriftverkehr) für gemeinschaftliche Belange mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten.

Darüber hinaus können für die Eigentümergemeinschaft oder einzelne Eigentümer auch besondere Leistungen (Zusatzleistungen) erbracht werden, soweit dies nach der Teilungserklärung, sonstigen Vereinbarungen der Eigentümergemeinschaft, gefassten Beschlüssen und/oder vertraglichen Vereinbarungen gewünscht oder gefordert ist. Hierunter fällt u. a. die Sondereigentumsverwaltung (entspricht der Mietverwaltung für einzelne oder mehrere Wohnungs- bzw. Teileigentumseinheiten (= Sondereigentumseinheiten) bzw. größere Bestände von Wohnungs- bzw. Teileigentumseinheiten (= Sondereigentumseinheiten) innerhalb einer Eigentümergemeinschaft).